Solicitação interna no BPM: quem assume o pedido?
Organize uma solicitação interna no BPM, da abertura à atribuição do responsável. Veja um exemplo com formulário, contexto, anexos e acompanhamento na TAI.
Informações sobre a TAI revisadas em . Esta data se refere às informações do produto e aos caminhos de menu.
Uma solicitação interna no BPM precisa deixar claro o que está sendo pedido, qual informação permite começar e quem assume a próxima ação. Registrar a demanda é uma parte desse trabalho. Atribuir responsabilidade e manter o contexto acessível permite que outra pessoa consiga dar continuidade a ela.
Neste artigo, vamos acompanhar um pedido de compra simples, desde a abertura até a definição do responsável, usando capacidades da TAI. O cenário é fictício e serve para explicar uma configuração possível. Não representa um cliente, um fluxo pronto obrigatório nem um resultado de produtividade medido.
Comece pelo pedido que precisa andar
No exemplo, a recepção precisa substituir um teclado. A pessoa que percebeu a necessidade sabe o que está acontecendo, mas quem avalia a compra pode precisar de contexto: qual equipamento será substituído, por que a troca é necessária, onde ele é usado e se já existe um orçamento para análise.
Essas informações ajudam a definir a entrada do processo. Antes de criar campos, pergunte qual decisão ou atividade acontece logo depois do envio. Se o responsável precisa avaliar a necessidade, o formulário deve fornecer elementos para isso. Se a cotação será feita numa etapa posterior, não faz sentido exigir do solicitante uma informação que ele ainda não tem.
Essa escolha faz parte do mapeamento de processos: entender a passagem entre quem pede e quem executa. Começar com um cenário concreto torna mais fácil avaliar se o fluxo foi configurado para o trabalho que realmente precisa acontecer.
Configure os dados necessários em cada etapa
Na TAI, o fluxo pode ter campos e fases configurados. Para o pedido ilustrativo, o formulário inicial poderia reunir descrição, local de uso, motivo da substituição e um arquivo, quando já houver documento disponível. Os nomes e a obrigatoriedade dependem da configuração feita pela empresa.
| Informação do exemplo | Como ajuda na próxima ação |
|---|---|
| O que precisa ser comprado | Identifica o objeto do pedido |
| Motivo | Explica a necessidade apresentada |
| Local ou área de uso | Situa o atendimento na operação |
| Documento disponível | Reúne referência que já existe, como um orçamento |
| Observação relevante | Acrescenta contexto que não cabe nos demais campos |
Evite transformar toda informação possível em exigência inicial. Um campo obrigatório deve ter uma função naquela etapa. A configuração permite definir visibilidade, edição e obrigatoriedade por fase; isso ajuda a pedir a informação quando ela pode ser fornecida.
O desenho também precisa distinguir quem preenche de quem confere. O solicitante pode informar uma necessidade, enquanto outra pessoa valida a especificação. Tornar essa passagem explícita evita que o formulário seja tratado como uma decisão já tomada.
Abra a solicitação no fluxo correto
Na TAI, a tela fica em Meu espaço → Meu trabalho → Solicitações, também acessível em Processos → Solicitações. A ação Nova Solicitação abre a seleção do processo; depois, a pessoa preenche o formulário inicial e salva. A solicitação passa a integrar o fluxo escolhido.
Os processos disponíveis dependem do acesso concedido. Se um fluxo necessário não aparece na seleção, quem o gerencia deve conferir o compartilhamento. Criar uma cópia do processo ou improvisar outro caminho para contornar essa ausência pode fragmentar o acompanhamento.
No nosso exemplo, a pessoa escolhe o fluxo de compra configurado pela empresa e registra a substituição do teclado. O nome “compra interna” é parte do cenário ilustrativo, não a promessa de que toda conta já vem com esse processo montado.
Para entradas externas, a plataforma também oferece formulários públicos. Esse é outro modo de receber uma solicitação, com configuração própria. A escolha deve considerar quem envia o pedido e que acesso essa pessoa possui, mantendo o mesmo cuidado com a informação necessária para começar.
Defina quem assume a próxima ação
Ao abrir o card, a aba Informações mostra o responsável. Os comandos Atribuir ou Alterar, ao lado desse campo, permitem definir quem vai cuidar da solicitação. Essa ação torna visível uma decisão que precisa existir na operação: quem assume o andamento naquele momento.
No pedido de teclado, o responsável inicial pode ser a pessoa encarregada de avaliar a necessidade e encaminhar a cotação. Isso não significa que ela tenha autorização para aprovar a compra. São responsabilidades diferentes, mesmo quando a empresa escolhe a mesma pessoa para exercê-las.
Quem recebe a atribuição encontra o pedido em Meu espaço → Meu trabalho → Solicitações, na aba Atribuídos a mim. Quem o abriu acompanha o que pediu na aba Minhas Solicitações, que mostra o responsável atual. Essa distinção ajuda a consultar o trabalho pela relação de cada pessoa com ele.
Antes de automatizar a atribuição, vale testar o percurso manual com um exemplo. Quem recebeu tem acesso ao contexto? Sabe o que fazer agora? A pessoa que pediu consegue encontrar o andamento? Uma regra automática precisa apoiar uma passagem de responsabilidade que já esteja compreendida.
Mantenha contexto, comentários e anexos no pedido
Os detalhes da solicitação reúnem informações, linha do tempo, comentários e anexos. Use cada parte para facilitar a continuidade do trabalho. Um comentário pode explicar uma descoberta da avaliação; um anexo pode reunir um documento consultado; os campos mantêm os dados estruturados do processo.
No cenário ilustrativo, um comentário útil seria: “O teclado da recepção deixou de responder em algumas teclas. O orçamento está anexado para avaliação.” A frase informa o motivo e aponta onde encontrar o documento, sem fingir que a compra já foi autorizada.
Prefira observações que permitam agir. “Ver isso” ou “urgente” podem exigir uma nova conversa só para descobrir o que fazer. Se há uma restrição de prazo, registre o contexto que a explica e use os controles aplicáveis ao processo, conforme a configuração da empresa.
Também evite duplicar versões de uma decisão em vários lugares. Se a avaliação mudou, registre a atualização no pedido. A linha do tempo ajuda a acompanhar o percurso; ela não dispensa que as pessoas expliquem com clareza o que foi feito e o que ainda falta.
Separe execução, aprovação e conclusão
Um responsável pode reunir dados, pedir esclarecimento ou preparar o encaminhamento. Uma etapa de aprovação, por sua vez, depende da configuração de quem pode decidir. Atribuir o card não deve ser interpretado como concessão automática desse poder.
Na TAI, o avanço entre fases respeita as regras do fluxo. Campos obrigatórios podem precisar ser preenchidos antes de salvar a movimentação. Por isso, convém testar o pedido completo: entrada, avaliação, decisão necessária e encerramento, incluindo o caso em que falta alguma informação.
No exemplo da compra, concluir uma análise não é necessariamente concluir a aquisição. A empresa precisa decidir qual evento encerra o processo: autorização, compra realizada, entrega conferida ou outro marco. O card deve representar esse critério, sem dar como terminado um trabalho que ainda exige ação.
Para avaliar o acompanhamento depois, use os conceitos de SLA, lead time e gargalo. Antes de comparar tempos, defina os eventos medidos e confira se o registro do fluxo corresponde a eles.
Perguntas frequentes sobre solicitação interna no BPM
Quem abre o pedido precisa ser o responsável?
Não necessariamente. O solicitante informa a necessidade; o responsável cuida do andamento atual. Na TAI, as visões de solicitações criadas e atribuídas permitem acompanhar essas relações separadamente, conforme os acessos disponíveis.
Atribuir alguém já aprova a solicitação?
Não. A atribuição define responsabilidade pelo pedido. Aprovar depende da etapa e de quem está autorizado a decidir nela. Essa diferença deve estar clara tanto na configuração quanto na orientação às pessoas que usam o fluxo.
É preciso ter todas as informações na abertura?
É preciso fornecer o que o formulário inicial exige. O desenho do processo deve reservar para cada fase as informações que podem e precisam ser obtidas naquele momento. Exigir antecipadamente o que depende de uma avaliação posterior pode dificultar a entrada.
Posso começar com um processo pequeno?
Sim. Um pedido recorrente e compreensível permite testar campos, responsabilidades e acompanhamento. O objetivo não é reproduzir toda a operação de uma vez, mas verificar se a passagem de trabalho ficou clara e utilizável antes de ampliar.
Teste uma solicitação do começo ao fim
Escolha um pedido que sua equipe conhece, configure a entrada e acompanhe uma execução de teste com dados fictícios. Confira se quem recebe entende a próxima ação e se quem pediu encontra o andamento. Ajuste o que faltar antes de depender do fluxo no cotidiano.
A TAI Processos reúne formulários, solicitações, responsáveis e acompanhamento na plataforma. Para discutir a aplicação à sua operação, agende uma demonstração levando um exemplo de pedido e as pessoas envolvidas no percurso.
