Fluxo de aprovação: quem aprova, quantos aprovam e até quanto

A maioria das empresas desenha o fluxo de aprovação respondendo uma pergunta só: quem aprova. A lista de nomes fica pronta em dois minutos, o processo entra no ar e as outras regras aparecem quando o primeiro pedido para. Dois aprovadores e só um respondeu. O valor passou do que o gerente pode decidir. A pessoa que aprovava saiu de férias na semana do fechamento.

Este guia organiza o fluxo de aprovação em quatro decisões e, em cada uma, entrega o critério antes do produto: o texto vale para qualquer ferramenta, e um parágrafo “Na TAI” mostra o comportamento documentado da plataforma. O caminho de configuração fica no fim. Os exemplos usam uma construtora fictícia, com as obras como centros de custo. Cargos, valores e casos são inventados para ilustrar: não são referência de mercado nem retrato de um cliente.

Todo pedido que envolve dinheiro, contrato ou risco precisa passar por alguém com autoridade para dizer sim ou não. O fluxo de aprovação é a regra que diz quem é esse alguém e o que acontece em cada resposta. Quando só “quem aprova” está escrito, as demais decisões são tomadas na hora, por quem estiver mais perto do problema, e cada pedido vira uma exceção. As quatro decisões, na ordem em que costumam aparecer:

Quem aprova. Uma pessoa, um cargo, um departamento ou o gestor de quem pediu.
Quantos precisam concordar. Qualquer um da lista, todos ou um número mínimo.
Até que valor cada nível decide. É a alçada.
Quem decide quando o aprovador não está. Delegar um pedido ou cadastrar um substituto por período.

Uma quinta pergunta acompanha as quatro e costuma ser esquecida: o que acontece com o pedido reprovado. Ela tem seção própria, “Reprovar também é decisão”.

A construtora do exemplo recebe pedidos de reembolso, contratos com fornecedores, compras de material e investimentos, e cada tipo pede respostas diferentes às quatro perguntas. Se você ainda está mapeando o que a empresa executa, o guia de o que é BPM ajuda a enxergar os processos antes de desenhar as aprovações.

Quem aprova: pessoa, cargo, departamento ou o gestor de quem pediu

Cada tipo de aprovador troca uma vantagem por um risco:

Pessoa. A responsabilidade tem nome. O risco é depender de uma pessoa disponível: férias, licença ou desligamento param o pedido.
Cargo. A regra sobrevive à troca de quem ocupa a função: “Diretor Financeiro” continua valendo quando a pessoa muda. O cuidado é conferir quantas pessoas têm o cargo, porque todas passam a poder decidir.
Departamento. Funciona bem para fila de trabalho, como Financeiro ou Compras: quem estiver disponível decide. Perde a responsabilidade nominal e, se a regra for “todos”, aumenta o número de votos de que o pedido depende (veja “Os cinco erros que deixam o pedido parado na fase”).
O gestor de quem pediu. A pessoa muda a cada pedido. Resolve reembolso, viagem e outros casos em que a aprovação natural é do chefe imediato, sem montar uma lista por área. Depende de o cadastro de gestores estar completo, então decida de antemão o que acontece com quem não tem gestor cadastrado.

Uma distinção evita muita confusão: responsável pelo pedido não é aprovador. O responsável cuida do andamento (o texto sobre solicitação interna no BPM trata disso). O aprovador tem autoridade para decidir. Quando as duas funções se misturam sem querer, quem executa passa a ter o poder de autorizar o próprio trabalho.

Na TAI, Quem aprova permite escolher pessoas, cargos ou departamentos fixos, pessoas informadas no card, o gestor da pessoa informada ou O gestor de quem abriu o card. Na lista fixa, o Tipo de aprovador pode ser Pessoa, Cargo ou Departamento, combinados na mesma fase; quando os aprovadores vêm do card, essa lista funciona como reserva.

Quantos precisam aprovar: qualquer um, todos ou um mínimo

Com mais de um aprovador na lista, o fluxo precisa dizer quantos votos fecham a etapa. Há três regras possíveis:

Modo	Quando usar	Caso da construtora fictícia
Qualquer um	Pedido de rotina, em que qualquer pessoa da lista tem autoridade para decidir	Reembolso de despesa: qualquer pessoa do Financeiro decide, e a primeira decisão encerra a etapa
Todos	Cada área responde por uma parte diferente da decisão	Contrato com fornecedor novo: o jurídico e o financeiro precisam aprovar
Um mínimo	Comitê, em que a ausência de uma pessoa não pode parar a decisão	Investimento fora do orçamento: 2 dos 3 diretores

O critério de escolha é de quem responde pelo quê. Se qualquer pessoa da lista seria capaz de decidir sozinha, “todos” só acrescenta espera. Se cada pessoa olha um risco diferente, “qualquer um” deixa um risco sem ninguém olhando. O mínimo fica no meio: exige mais de uma opinião sem ficar refém de uma agenda.

Duas regras de votação valem para “todos” e para “mínimo”, e é melhor decidi-las antes de ligar o modo:

Cada pessoa vota uma vez. O voto de cada aprovador conta uma única vez no pedido.
Decida o que um voto contrário significa. Ele pode encerrar a etapa ou ser só mais um voto no placar. Quem imagina um comitê de maioria precisa saber qual das duas regras vale antes de configurar.

Na TAI, a fase de aprovação oferece as três regras em Quantos precisam aprovar. Com todos ou mínimo, um único reprovado encerra a etapa, inclusive em um 2 de 3, e os aprovadores de cada pedido ficam fixados quando ele entra na fase: mudar a lista depois vale para os próximos pedidos.

Até quanto: a matriz de alçada por valor e centro de custo

Alçada é o limite de valor que cada nível de aprovação pode decidir. Ela responde à terceira pergunta e é o que impede que um pedido de R$ 80.000 seja decidido com a mesma facilidade de um de R$ 800. Veja uma matriz para a construtora fictícia, em que cada obra é um centro de custo:

Nível	Decide até	Quem aprova (no exemplo)
1	R$ 5.000	Engenheiro da obra
2	R$ 50.000	Gerente de obras
3	Sem teto	Diretoria

Exemplo fictício, com valores inventados para ilustrar. Não é referência de mercado.

Quatro cuidados fazem a matriz funcionar:

Níveis contíguos. Se existem os níveis 1 e 3, mas não o 2, falta alguém no meio da cadeia. Numere em sequência.
Último nível sem teto. Se todos os níveis têm limite, o pedido que passa do último não tem quem decida. O nível sem teto é a aprovação final.
Uma matriz por centro de custo. Uma obra pequena e uma obra grande raramente têm os mesmos tetos. Quando cada obra é um centro de custo, cada uma pode ter a sua matriz.
Escreva a regra da cadeia. Em algumas empresas, um pedido de R$ 30.000 passa pelo nível 1 e depois pelo nível 2. Em outras, decide só o nível que cobre o valor. As duas regras são legítimas, mas precisam estar escritas, porque mudam o tempo do pedido.

Na TAI, as alçadas ficam no cadastro do centro de custo: cada nível tem Nível, Limite (R$), que fica vazio quando não há teto, e Aprovador, que é um colaborador. Nos modelos prontos com alçada, a etapa da diretoria só acontece quando o valor passa do limite, e o limite a partir do qual a diretoria também aprova é um dos Ajustes da instalação.

Quando o aprovador não está: delegar um pedido ou cadastrar a ausência

A quarta pergunta tem duas respostas, para duas situações:

Delegar um pedido. Quem iria decidir passa a decisão daquele pedido a outra pessoa. É pontual: serve para um pedido específico, quando a pessoa percebe que não vai conseguir responder ou que outra pessoa conhece melhor o assunto.
Cadastrar a ausência. Informa-se o período e quem substitui. Durante esses dias, as aprovações do ausente passam ao substituto, sem ninguém delegar pedido por pedido.

A ausência cadastrada cobre o período inteiro. A delegação depende de alguém agir em cada pedido, mas serve quando a ausência é inesperada e ainda não foi cadastrada.

Por que trocar o aprovador da fase durante as férias é a pior saída:

Alguém precisa lembrar de desfazer. Se ninguém lembra, o substituto continua sendo o aprovador depois da volta do titular.
Os pedidos que já estão na fase não mudam de lista. Nos modos com votação, os pedidos que já estão na fase mantêm a lista fixada na entrada; a troca vale só para os próximos.
O registro perde a informação. Quando a lista é trocada, a decisão aparece como se o substituto fosse o aprovador da fase. Com delegação ou ausência cadastrada, o registro guarda quem delegou ou em nome de quem a decisão foi tomada, e é isso que uma controladoria precisa ver depois.

Na TAI, o botão Delegar aprovação fica ao lado de Aprovar e Reprovar: em “qualquer um”, a pessoa escolhida passa a ser a única que aprova o pedido; em uma votação, ela fica com o voto de quem delegou, e o número exigido não muda. A ausência é cadastrada na tela Ausências, do Departamento Pessoal (no menu, Departamento Pessoal → Ausências), e a decisão do substituto fica registrada com o nome do aprovador ausente e, entre parênteses, quem decidiu por ele.

Reprovar também é decisão

Um fluxo bem desenhado trata a reprovação com o mesmo cuidado que a aprovação. Dois pontos:

O motivo é obrigatório. Quem pediu precisa saber o que corrigir. Reprovação sem motivo vira uma recusa muda que gera outra rodada de conversa.
O destino do pedido reprovado precisa estar definido. Ele pode ser encerrado, devolvido para correção ou escalado. Se a regra não existe, o pedido fica onde está.

Na TAI, Reprovar exige o Motivo da Reprovação. Se o fluxo tem uma automação de recusa, ela encerra ou devolve o pedido, e os modelos prontos têm essa automação: com ela ligada, o pedido reprovado é encerrado e quem pediu recebe o motivo. Sem a automação, o pedido permanece na fase atual. É por isso que vale configurar a recusa junto com a aprovação, e não depois do primeiro pedido reprovado.

Os cinco erros que deixam o pedido parado na fase

Cinco configurações que costumam deixar o pedido parado na fase:

Fase de aprovação sem aprovador. O pedido chega e ninguém consegue decidir.
Cargo ou departamento sem ninguém ativo. A lista parece completa, mas aquele item não aprova nada.
Mínimo maior que o número de pessoas que podem aprovar. Um mínimo de 3 com só 2 pessoas ativas na lista nunca fecha.
Departamento inteiro como aprovador no modo “todos”. Cargo e departamento valem por todas as pessoas ativas que reúnem, e a tela da TAI mostra quantas são, como em “Departamento: Compras · 3 pessoas”. No modo “todos”, confira o total de pessoas que a tela soma antes de ligar. Se a ideia era ouvir “o Financeiro”, use “qualquer um”. Se cada área precisa se manifestar, indique uma pessoa por área.
Trocar a lista com o pedido já na fase. Nos modos com votação, a mudança só vale para os próximos pedidos. Quem ainda pode decidir o pedido pode passá-lo a outra pessoa com Delegar aprovação.

A configuração da fase na TAI avisa sobre os itens 1, 2 e 3.

Como montar isso na TAI

Cada decisão do fluxo de aprovação tem um lugar na plataforma:

Quem aprova e quantos precisam aprovar. Em Processos → Fluxos, abra o ⋮ do fluxo, clique em Configurar, vá à aba Fases, edite a fase e marque Requer Aprovação. Primeiro, em Quem aprova, escolha Pessoas, cargos ou departamentos fixos, As pessoas informadas no card, O gestor da pessoa informada no card ou O gestor de quem abriu o card. Nas opções que usam campos do card, selecione os campos de pessoa solicitados. Em Aprovadores, monte a lista fixa por Tipo de aprovador (Pessoa, Cargo ou Departamento); quando os aprovadores vêm do card, essa lista serve de reserva. Em Quantos precisam aprovar, escolha a regra. As etiquetas da lista fixa mostram quantas pessoas ativas representam.
Até quanto. Em Organização → Cadastros → Centros de Custo, abra o centro de custo e use a aba Alçadas de Aprovação, com Adicionar nível. Nas automações do fluxo, a ação Avaliar Alçada de Centro de Custo pede o Campo do Centro de Custo, o Campo do Valor e o Nível de alçada.
Modelos prontos com alçada. Em Processos → Central de Automações, aba Modelos prontos (ou o botão Começar de um modelo, na tela de Fluxos), conforme sua permissão de edição. Na instalação do modelo, a opção se chama O gestor de quem pediu; na configuração da fase, o rótulo correspondente é O gestor de quem abriu o card.
Decidir. Quem aprova encontra os pedidos em Meu espaço → Meu trabalho → Solicitações, aba Pendentes de Aprovação, também acessível em Processos → Solicitações. O substituto de uma ausência cadastrada também os vê ali. Quem tem permissão para mover pedidos no fluxo pode escolher quem aprova aquela solicitação, e o nome aparece como Aprovador designado.

Se você está comparando ferramentas, use as quatro decisões como roteiro de teste, junto com os sete critérios para escolher um BPM. Para conhecer o módulo, a página de Processos da TAI apresenta fluxos, aprovações e automações.

Perguntas frequentes sobre fluxo de aprovação

Qual a diferença entre fluxo de aprovação e alçada?

O fluxo de aprovação é o caminho completo: quem aprova, quantos precisam concordar, quem cobre a ausência e o que acontece com a reprovação. A alçada é uma das regras desse caminho e responde só à pergunta “até que valor este nível decide”. Pode existir fluxo sem alçada, como em um contrato que sempre passa pelo jurídico.

Quem pede pode escolher quem aprova?

Depende de como a empresa desenha o fluxo. Na TAI, a designação é de quem tem permissão para mover cards no fluxo; quem só abre pedidos não escolhe quem vai decidi-los. Ao avançar uma solicitação para uma fase de aprovação, essa pessoa pode designar quem decide aquele pedido, e só a pessoa designada passa a ver a pendência.

O administrador pode aprovar no lugar do aprovador?

Na TAI, não. Só quem aprova a fase vê os botões de decisão: nem administrador nem dono da conta aprovam no lugar dos aprovadores. Se a empresa precisa de alguém que cubra, o caminho é incluir essa pessoa na lista da fase ou cadastrar a ausência com ela como substituta (quem já é aprovador também pode delegar o pedido a ela). Em todos os casos o registro mostra quem decidiu.

Quantos níveis de alçada uma empresa precisa?

Não há um número universal. O critério é criar um nível para cada patamar de valor em que a pessoa que decide muda. Comece com dois ou três e confira se cada um tem um decisor diferente: se dois níveis têm o mesmo aprovador, talvez possam virar um só. Revise quando o primeiro nível virar gargalo, porque isso pode indicar que o teto está baixo para o que a empresa compra.

Comece pelo pedido que mais trava

Escolha o tipo de pedido que mais fica parado e responda às quatro perguntas por escrito. Antes de liberar o fluxo, pergunte também o que acontece se uma das pessoas da lista estiver fora. Depois configure, teste com um pedido fictício aprovado e outro reprovado e só então libere.

Para ver um fluxo de aprovação da sua empresa montado na TAI, agende uma demonstração gratuita de 30 minutos e leve o pedido que mais trava.